地利亞（協和）校友會四十周年校慶文化交流基金

管理委員會 附則

名稱：地利亞（協和）校友會四十周年校慶文化交流基金管理委員會，以下簡稱「管理委員會」。

地位：管理委員會直接向地利亞（協和）校友會執行委員會（下稱執委會）負責，並需向執委會提交工作報告。

任期：管理委員會任期與執委會之任期相同。

組織：管理委員會成員共五人，包括主席、副主席各一人，委員三人。

權責：

1. 按撥款準則處理撥款事宜；

2. 審核、批准或否決撥款申請；

3. 宣傳、籌募及接受捐款；

4. 向執委會提交全年工作及財政報告；

5. 就本基金章程（包括附則）向執委會提出修改建議。

基金之籌集：

1. 本基金的所有籌款必須以「地利亞(協和)校友會」名義進行；

2. 所有籌款活動需事先得執委會認可及授權；

3. 籌款程序：

i. 每年向校友會執行委員會提交該年度籌款建議書；

ii. 若執行委員會批准其建議，必須以書面通知有關負責人；

iii. 籌款活動財政報告須於籌款活動完結後四星期內，提交予執委會。

撥款準則：

1. 該活動必須與文化交流有關；

2. 接受資助的交流活動可以考察、調查、探訪、會議、生活體驗等形式進行。

3. 該交流活動須由該活動計劃開始之日起計三個月內完成。

4. 受資助的開銷項目須直接與交流活動相關，例如：交通費、食宿、通訊、資料、報名費、入場費等。凡涉及個人消費項目不得納入報銷範圍。

5. 基金之批款將據當時基金的數額(不可超過批款當日基金的全數)，並優先考慮資助有經濟需要之申請者。

申請及報銷方法：

1. 申請者須於活動開始前至少一個月前(除特殊情況外)提交計劃書及財政預算予本基金管理委員會；

2. 成功申請人士或組織必須於交流活動完畢後四星期內，提交工作報告、財政報告連支付單據及剩餘款項予管理委員會；成功申請人士或組織之代表或須出席每年的校友會會員大會，與出席之校友分享其經歷及/或報告成果；

3. 申請被接納後而工作中途告吹，申請者得向本會解釋告吹之理由。如解釋被接納，本會則支付告吹前所耗之費用；如解釋被否認，一切費用由申請者負責。

批核程序：

1. 申請人隨時可向管理委員會提出申請，若管理委員會批准其申請，申請者將獲書面通知；

2. 如申請者不獲批准，可向執委會提出上訴，並以執委會之決定為最終決定。

詮釋及修改：

1. 本附則之解釋權屬校友會執行委員會。

2. 本附則之修改建議，須先經管理委員會提出，並經執行委員會委員三分二多數贊成，始得通過。